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Politique de confidentialité - Apilogis

Préambule

Dans le cadre de son activité, Apilogis est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel, que vous soyez locataire ou candidat à la location d’un logement.

Soucieuse des droits des individus, notamment au regard des traitements automatisés et dans une volonté de transparence avec ses clients, Apilogis a mis en place une politique reprenant l’ensemble de ces traitements, des finalités poursuivies par ces derniers ainsi que des moyens d’actions à la disposition des individus afin qu’ils puissent au mieux exercer leurs droits.

Article 1 – Objectif de la politique de confidentialité

La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 26 avril 2016 dit RGPD), applicable depuis le 25 mai 2018, et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative aux fichiers informatiques et aux libertés individuelles.

L’objectif principal de ce document est de regrouper en un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible les informations concernant les traitements des données vous concernant, mis en œuvre par Apilogis. La présente politique vous permettra de comprendre les conditions dans lesquelles vos données sont traitées, de connaitre vos droits à cet égard et de pouvoir les exercer auprès de nos services.

Article 2 – Délégué à la protection des données

Les Résidences Yvelines Essonne ont désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel pour l’ensemble du Groupe, dont les coordonnées sont les suivantes :

Délégué à la protection des données

Apilogis

18 Boulevard du Midi,

78200 Mantes-la-Jolie

Email : dpo@lesresidences.fr

Ce délégué à la protection des données est en charge de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de données à caractère personnel.

Article 3 – Définitions

Une Donnée à caractère personnel correspond à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement (par son nom ou numéro de téléphone) ou indirectement (par un identifiant en ligne), par le biais d’une ou plusieurs données à caractère personnel traitées par Apilogis.  

Le Responsable de traitement est la personne physique ou morale, qui détermine les finalités et les modalités du traitement des données personnelles : dans le cadre de cette politique, Apilogis agit en tant que responsable du traitement des données personnelles collectées auprès de ses clients.

Les Personnes concernées désignent les personnes physiques identifiées ou identifiables par les données à caractère personnel collectées. Dans le cadre des activités d’Apilogis, les personnes concernées sont notamment les visiteurs du site internet, les candidats à l’accession sociale et les clients.  

Un Sous-traitant est une personne physique ou morale qui traite des données personnelles pour le compte d’Apilogis. 

Un Traitement de donnée désigne tout opération ou ensemble d’opérations effectué sur des données personnelles : il peut s’agir de la collecte, l’enregistrement, la consultation, l’utilisation, la modification, la diffusion, la conservation, la suppression ou la destruction de ces données.

Article 4 – Principes Généraux

Conformément aux dispositions de l’article 5 du RGPD, la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :

  • Limitation des finalités : les données sont collectées pour des finalités spécifiques, légales et clairement définies. Elles ne sont pas utilisées pour d’autres finalités sans avoir obtenu un nouveau consentement ou transmis une nouvelle information.

 

  • Licéité, loyauté et transparence : les données sont collectées de manière licite, sans manœuvres, et les personnes concernées sont informées des finalités du traitement et de leurs droits.

 

  • Minimisation des données : nous ne collectons que les données strictement nécessaires à l’atteinte des finalités prévues, et ce sans excès.

 

  • Exactitude des données : les données collectées doivent être exactes et mises à jour si nécessaires. Des mesures sont prises pour rectifier ou effacer les données inexactes.

 

  • Limitation de la conservation : les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités. Elles seront ensuite supprimées ou anonymisées.

 

  • Intégrité et confidentialité des données : les données sont protégées contre le risque de perte, d’accès non autorisé ou de divulgation, grâce à des mesures de sécurité appropriées.

Article 5 – Responsable de traitement et sous-traitant

En tant que responsable de traitement, Apilogis s’engage à respecter toutes les obligations imposées par le RGPD et la Loi Informatique et Libertés (LIL) en matière de collecte et de traitement des données personnelles. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données.

Apilogis agit également en tant que sous-traitant, et s’engagent à traiter les données personnelles du client uniquement dans le cadre de l’exécution du contrat conclu. Elle s’engage à suivre strictement les instructions écrites du client, conformément à l’article 28 du RGPD.

Article 6 – Le traitement de vos données personnelles

Nous collectons vos données personnelles pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.

Dans le cadre de son activité d’attribution de logements via l’accession sociale, Apilogis utilise notamment les données personnelles comme suit :

Dans le cadre de la gestion du site internet, Apilogis utilise notamment les données personnelles comme suit :

Les informations personnelles pouvant être recueillies sur le site sont principalement utilisées par l’éditeur pour le traitement de vos demandes d’informations et de votre candidature à l’accession sociale.

Les finalités poursuivies par le traitement auquel les données sont destinées sont :

  • Au titre de votre candidature :
    • La gestion de votre demande de logement (souhaits, informations et pièces justificatives)
    • Édition de documents d’informations / contractuels liés à l’achat
  • Au titre des obligations fondées par la loi
    • La coopération avec les autorités administratives et ou judiciaires dans le cadre strict des réquisitions et contrôles définies par la loi.
  • Au titre de nos intérêts légitimes de responsable de traitement pour diverses nécessités de service
    • La transmission de vos coordonnées auprès de nos sous-traitants
    • La gestion des éventuelles procédures contentieuses
  • Au titre de votre consentement :
    • L’utilisation de vos coordonnées pour communiquer avec vous
    • Proposition des solutions d’accompagnement spécifique selon votre situation personnelle, des solutions répondant à vos souhaits d’accession à la propriété
    • L’analyse de certaines de vos données de navigation afin d’optimiser le service qui vous est rendu (cf. cookies et traceurs)

 

Les données personnelles collectées

Les données personnelles que nous collectons :

  • Les informations personnelles : nom, prénom, civilité
  • Vos coordonnées : adresse, mail, téléphone
  • Les documents justificatifs nécessaires au traitement de votre demande : avis d’imposition, pièce d’identité, domicile, etc.
  • Vos informations bancaires
  • Des informations économiques et financières et l’éventuelle simulation d’emprunt
  • Des informations sur votre situation familiale et celle des autres occupants
  • Des informations professionnelles
  • Les informations relatives aux apports personnels
  • Les cookies facilitant votre navigation et notre optimisation de votre expérience utilisateur

 

La plupart de ces informations ont un caractère obligatoire lié soit à des obligations légales soit à la réalisation de l’achat de votre bien immobilier. D’autres informations sont facultatives (dont vos préférences de contact par mail et sms) et vous pouvez moduler votre consentement quant à leur utilisation.

Apilogis veille à ce que la collecte de vos données soit pertinente, adéquate, non excessive et strictement nécessaire à ses activités. Vous êtes informés que certaines informations sont indispensables pour bénéficier de nos services : par exemple, lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, ces informations sont signalées d’un astérisque. Sans ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous faire bénéficier des services attendus.

 

Les destinataires des données et les garanties en termes de sécurité et confidentialité

Les données à caractère personnel sont traitées par le personnel d’Apilogis, les prestataires habilités, les autorités et organismes, les autorités de contrôle, de manière loyale, confidentielle et de façon sécurisée.

Nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel, en vue notamment de les protéger contre toute perte, destruction accidentelle, altération et accès non autorisés. L’hébergement de vos données personnelles est effectué en France sur des services dédiés. Nous avons mis en œuvre des procédures régulièrement auditées pour nous assurer de ces sécurités.

Parmi l’ensemble de vos données que nous collectons et traitons, chaque destinataire n’accède qu’aux seules données nécessaires à l’accomplissement des missions qui lui sont personnellement confiées excluant toutes celles qui ne lui sont pas nécessaires. Chacun des destinataires ne peut utiliser vos données pour d’autres finalités que celles pour lesquelles il est missionné. Chacun des destinataires ne peut utiliser vos données ultérieurement pour son propre compte, ni les communiquer à des tiers sans que cela ne soit prévu ou sans que vous ne l’ayez éventuellement consenti.

 

Politique de conservation des données

Apilogis ne conserve les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. Notamment, votre dossier servant à l’achat d’un logement n’est utilisé que jusqu’à la conclusion de cet achat et la finalisation des formalités notariales.

Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs tels que :

  • Les besoins des activités des Résidences Yvelines Essonne
  • Les exigences contractuelles
  • Les recommandations des autorités de contrôle
  • Les obligations légales

Dans la mesure raisonnablement nécessaire ou requise pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires, régler des litiges, empêcher les fraudes et abus ou appliquer nos modalités et conditions, nous pouvons également archiver certaines de vos informations si nécessaires.

Au-delà de ces échéances, les données personnelles collectées sont détruites ou anonymisées.

Article 8 – Partage de vos données personnelles avec des tiers

Apilogis s’engage à ne transmettre vos données qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés en vue de la législation en vigueur, tels que :

  • Les notaires ;
  • Les préfectures et communes ;
  • Certains établissements bancaires ;
  • L’ANCOLS…

Nous pouvons également être amenés à partager vos données avec des prestataires externes afin que ceux-ci réalisent certaines opérations en notre nom, telles que :

  • L’hébergement et la maintenance de notre logiciel de quittancement et de suivi des programmes en vente ;
  • L’hébergement de notre site internet.

Nous nous engageons à vérifier la conformité de ces prestataires au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés.

Hormis Les Résidences Yvelines Essonne et les destinataires mentionnés, vos données ne seront transmises à aucun autre tiers sans votre consentement préalable, sauf si cela est nécessaire pour répondre à une obligation légale ou à la réalisation de notre mission d’intérêt public. Mais ne sont communiquées que les informations dont ils ont besoin pour la réalisation du service. Il leur est également demandé de ne pas user de ces données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces tiers préservent la confidentialité et l’intégrité de vos données.

Nous ne vendons en aucun cas vos données.

Article 9 – Vos droits à l’égard de vos données

En application de la réglementation applicable aux données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

  • Le droit d’accès : vous pouvez exercer votre droit d’accès, pour connaître les données personnelles en notre possession vous concernant, en écrivant à l’adresse électronique ci-dessous mentionnée ;
  • Le droit de rectification : si les données à caractère personnel détenues par Apilogis sont inexactes, vous pouvez demander la mise à jour des informations ;
  • Le droit de suppression des données : vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel, conformément aux lois applicables en matière de protection des données ;
  • Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander au Délégué à la protection des données de limiter le traitement des données personnelles conformément aux hypothèses prévues par le RGPD ;
  • Le droit de s’opposer au traitement des données : vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient traitées conformément aux hypothèses prévues par le RGPD ;
  • Le droit à la portabilité : vous pouvez demander que les données personnelles fournies par vos soins soient transmises à une autre société.

Vous pouvez également contacter le Délégué à la protection des données par courrier au Apilogis 18 Boulevard du Midi 78200 Mantes-la-Jolie ou par e-mail à l’adresse suivante : dpo@lesresidences.fr         

Toute demande doit être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité en cours de validité signé et faire mention de l’adresse à laquelle l’éditeur pourra contacter le demandeur. La réponse sera adressée dans le mois suivant la réception de la demande. Ce délai d’un mois peut être prolongé de deux mois si la complexité de la demande et/ou le nombre de demandes l’exigent.

De plus, et depuis la loi n°2016-1321 du 7 octobre 2016, les personnes qui le souhaitent, ont la possibilité d’organiser le sort de leurs données après leur décès. Pour plus d’information sur le sujet, vous pouvez consulter le site Internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/.

Les utilisateurs peuvent aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL sur le site de la CNIL : www.cnil.fr .

Nous vous recommandons de nous contacter dans un premier temps avant de déposer une réclamation auprès de la CNIL, car nous sommes à votre entière disposition pour régler votre problème.